5 خطوات يجب اتخاذها لحماية الوثائق الحاسمة
قد تساعدك استراتيجية أمان المستندات في التحكم في أوراقك وتعقبها وحمايتها. يجب على الجميع تقييم قواعد كلمات المرور الخاصة بهم ، وهيكل مستنداتهم ، وتقنية تحرير ملفاتهم كجزء من هذه الإستراتيجية.
أعطت الشركات الأولوية للاحتفاظ بكلمات المرور والمعلومات المالية وغيرها من المعلومات الشخصية آمنة ومأمونة من المتسللين لفترة من الوقت. لقد أصبح من الأهمية بمكان أن يلتزم المستهلكون والأفراد بنصائح حماية البيانات واتباع ممارسات أمان البيانات السليمة لحماية معلوماتهم الشخصية الحساسة.
هناك أوراق مهمة يجب على الجميع حمايتها: تقارير داخلية آمنة وبيانات مالية ووثائق أخرى تحتوي على معلومات التعريف الشخصية.
1. اجعلها أولوية.
تكنولوجيا المعلومات مسؤولة عن تقديم الحلول التي تحركها احتياجات العمل ، لكنها غالبًا لا تكون مسؤولة عن تحديدها. يجب أن تفهم جميع مستويات الإدارة أهمية حماية الملكية الفكرية والملفات وبيانات الشركة الحساسة لأن هذا يؤثر بشكل مباشر على النتيجة النهائية والأمن الرقمي للشركة وعملياتها. تأكد من أن القادة يدعمون بنشاط قواعد مشاركة المستندات الآمنة التي تعد بمثابة نظافة للمستندات لكي تصبح متأصلة في ثقافة الأعمال وأن الإدارات والموظفين يتم توجيههم في تنفيذ الأدوات والإجراءات بشكل فعال.
2. تخزين المستندات.
تحتاج إلى وضع جميع أوراقك الحيوية في صندوق أمانات أو خزانة ملفات أو خزانة منزلية يمكنك إحضارها معك في حالة وقوع كوارث بيئية. يجب أن تكون الحاوية التي تختارها لحفظ الأوراق مقاومة للحريق ومقاومة للماء. يجب أيضًا الاحتفاظ بها في مكان يسهل الوصول إليه. أيضًا ، قد تحتاج إلى التفكير في وضع أوراقك في صندوق ودائع آمن في مرفق مصرفي. عندما يتعلق الأمر بالمستندات المهمة الموجودة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، يجب أن تبحث في التخزين الآمن للمستندات القانونية عبر الإنترنت ، حيث يمكنك فقط الوصول إلى هذه الملفات القيمة. يجب أن يتمكن الأشخاص المقربون منك الذين تثق بهم فقط من الوصول إلى مخزن المستندات هذا في حالة الطوارئ.
3. استخدم التوقيعات الإلكترونية
هل تتذكر عندما كنت تريد الحصول على توقيع من أحد العملاء ، وكان عليك مسح مستند ضوئيًا وطباعته وإرساله ، فحينئذٍ سيتعين عليهم الطباعة والتوقيع وإرسال البريد الإلكتروني؟ مكنت هذه التقنية من نقل البيانات الحساسة عبر البريد الإلكتروني ، وهو مصدر قلق أمني. لقد ولت تلك الأيام بسبب التوقيعات الإلكترونية والتوقيعات الإلكترونية التي تمكن الأوراق من التوقيع رقميًا بشكل قانوني. باستخدام حلول مثل DocuSign و AdobeSign ، يمكن لشركتك الصغيرة الحصول على أوراق موقعة على الفور دون طباعة.
4. استخدم تخزين المستندات عبر الإنترنت
هناك خيار آخر للتأكد من أن أوراقك الرقمية آمنة وهو استخدام تخزين المستندات عبر الإنترنت. طالما لديك اتصال بالإنترنت ، تتيح لك خدمة التخزين السحابي مثل Dropbox و Google Drive و Microsoft OneDrive الوصول السريع إلى مستنداتك أينما كنت وعلى أي جهاز متوافق. يتيح التخزين السحابي مشاركة الأوراق الأساسية مع أفراد الأسرة بسرعة وبشكل مباشر.
يمكنك جمع أوراقك بسرعة في مكان واحد ومنح العائلة مفتاحًا رقميًا لمعلوماتك. إنها أيضًا طريقة ممتازة لعمل نسخة احتياطية من جميع الأشياء الرقمية الخاصة بك ، مثل الصور المحببة. يمكن أن يكون لاستخدام تكنولوجيا الإنترنت مخاطره من المتسللين المحتملين ، لذلك ضع في اعتبارك استخدام إعدادات أمان كلمة المرور على أوراقك. يمكنك أيضًا استخدام التشفير الكهربائي لتأمين المعلومات الهامة.
الخيار الذي تختاره لحفظ أوراقك الأساسية متروك لك. فقط تأكد من أن بياناتك الحيوية آمنة ومتاحة بسهولة لأفراد عائلتك لاستردادها في حالة الطوارئ.
5. قم بتحديث نظام التشغيل.
الحقيقة هي أن ترقيات نظام التشغيل تمثل عبئًا كبيرًا على المستهلكين. ومع ذلك ، تعد هذه التحديثات شرًا ضروريًا لأنها تتضمن إصلاحات أمنية مهمة تحمي جهازك من الأخطار المكتشفة حديثًا. يؤدي ترك هذه التحديثات غير مثبتة إلى تعريض جهاز الكمبيوتر الخاص بك للخطر. أيًا كان نظام التشغيل الذي تختاره ، فمن الضروري تحديثه بانتظام. عادةً ما يتم تحديث أنظمة تشغيل Windows شهريًا على الأقل. قد لا تحصل أنظمة التشغيل الأخرى على تحديثات بشكل دوري أو مستمر. يوصى بتكوين نظام التشغيل الخاص بك للتحديث تلقائيًا. يختلف إجراء القيام بذلك وفقًا لنظام التشغيل الخاص بك.
كمكافأة!
تخلص من المستندات بأمان
تعد حماية المستندات الورقية من الاستخدام غير المصرح به مشكلة ليس فقط أثناء تخزينها ولكن أيضًا أثناء التخلص منها. يجب شطب أي معلومات شخصية عن مستهلك مُدرجة في مستند في مناطق معينة قبل التخلص منها. هذا مهم حقًا لأنه إذا حصل شخص ما على معلومات خاطئة ، فقد يؤثر ذلك عليك وعلى حياة الأشخاص الذين تم نشر معلوماتهم. يعد الحصول على آلة تمزيق للمكتب أو للاستخدام الشخصي أمرًا مناسبًا لأن هذه هي الطريقة الوحيدة للتأكد من أن المستند الذي تم التخلص منه غير مفيد لجميع المعلومات الحساسة.
