ما هي الخطوات السبع لحل المشكلات وكيفية استخدامها؟
نواجه جميعًا مشاكل مختلفة في العمل والحياة.
تعتمد جميع ردود أفعالنا تجاه هذه المشكلات على مدى خبرتنا في حل مشكلات مماثلة في الماضي.
ومع ذلك، لا نحتاج بالضرورة إلى تجربة جميع المشكلات من قبل لمعرفة كيفية حلها.
في الواقع، يمكن اتخاذ تدابير مماثلة لحل أي مشكلة؛ سواء كانت هذه المشاكل كبيرة وصعبة أو صغيرة وسهلة.
لكي تتمكن من التعامل مع المشكلات التي تواجهها بسهولة أكبر في بيئة عملك وحياتك الشخصية، سنقوم في هذه المقالة بشرح سبع خطوات لحل المشكلات في بيئة العمل.
يمكن أن يساعدك اتباع هذه الخطوات السبع لحل المشكلات عند مواجهة أي مشكلة في إيجاد حل أفضل وأكثر فعالية لمشاكلك.
|
| الخطوات السبع لحل مشكلات |
حدد المشكلة
تتمثل الخطوة الأولى في حل المشكلات في سبع خطوات في تحديد المشكلة الرئيسية.
لتحديد هذه المشكلات بدقة، يمكنك أن تسأل نفسك سؤال، ما هو بالضبط الوضع المثالي في ذهنك وما هو بعد الموقف الفعلي؟
باستخدام هذا السؤال، يمكنك تحديد مصدر مشكلتك بالضبط.
على سبيل المثال، أخبرك مديرك أن إنتاجيتك منخفضة وتحتاج إلى زيادتها.
الآن، لحل هذه المشكلة، عليك أن ترى بالضبط من أين تأتي هذه الكفاءة المنخفضة.
لذا يمكنك أن تسأل نفسك هذا السؤال، ما هو وضعك المثالي في عملك وبيئة عملك للحصول على إنتاجية عالية؟
على سبيل المثال، قد تكون الإجابة على هذا السؤال هي أن البيئة الهادئة الخالية من الضوضاء والإلهاء هي أحد المعايير المهمة لبيئة العمل المثالية.
لذلك تدرك أنه ربما يكون انخفاض إنتاجيتك ناتجًا عن الضوضاء في بيئة عملك.
لا تقتصر هذه المشاكل على مكان العمل؛ بدلاً من ذلك، يمكن أن يكون مصدر المشكلات هو المدير أو المنظمة أو نوع الوظيفة أو حتى افتقارك إلى القدرة في بعض المواقف.
حلل المشكلة
عندما تحدث مشكلة لنا، فعادةً ما تكون في أحد المواقف الثلاثة التالية:
- المرحلة الأولية حيث ظهرت المشكلة للتو ولم يتم اعتبارها بعد تهديدًا للمنظمة أو عوامل أخرى؛
- المرحلة الثانية هي أن بعض العوامل قد تأثرت بهذه المشكلة وينبغي بذل الجهود لإصلاحها في أسرع وقت ممكن؛
- المرحلة الثالثة: أن المشكلة أصبحت منتشرة ويجب اقتراح حل سريع وعاجل.
وفقًا لهذه الأوضاع الثلاثة، يجب عليك التحقق من مشكلتك ومعرفة أي من المراحل التالية هي؛ لأن حلولك تعتمد على حالة مشكلتك.
استخدم تقنية 5 Whys
الخطوة الثالثة في طريقة حل المشكلات هي استخدام تقنية 5 Whys، والتي تساعدك على تحليل السبب الجذري للمشكلات وتقديم الحلول لها.
في هذه التقنية، يجب أن تبدأ بالسؤال الأول الذي تسبب في مشكلة "لماذا" وتتابع هذا السؤال في الخطوات الأربع التالية.
على سبيل المثال، في الموقف الذي قدمناه من قبل، عندما يكون مديرك غير راضٍ عن انخفاض إنتاجيتك، يمكنك أن تسأل نفسك هذه الأسئلة:
- لماذا انخفضت إنتاجيتي؟
لأنني لا أملك تركيزًا كافيًا أثناء العمل.
- لماذا لا أركز؟
لأنني مشتت كثيرا.
- لماذا أنا مشتت أثناء العمل؟
لأن هناك الكثير من الضوضاء حولي والعديد من الناس يتحدثون معي أثناء عملي.
- لماذا يتحدث الناس من حولي كثيرًا؟
لأنني لم أخبرهم أنه يصرف الانتباه.
- لماذا لا أستطيع أن أخبر زملائي في العمل أن يتحدثوا معي أقل عندما أكون في العمل؟
لأنني أخشى أن أزعجهم.
كما ترى، من خلال طرح هذه الأسئلة، تمكنا من تحديد جذر المشكلة.
تقديم كل الحلول الممكنة
حتى الآن، من خلال متابعة الخطوات السابقة من الخطوات السبع لحل المشكلة، تمكنا من تحديد المشكلة وتحليلها، والآن حان الوقت لوضع جميع الحلول الممكنة على الطاولة.
لهذا، يمكنك الحصول على المساعدة من أشخاص آخرين وزملائك.
أيضًا، إذا كانت هذه المشكلة متعلقة بالفريق، فمن الأفضل إشراك أعضاء الفريق الآخرين.
في هذه المرحلة، يجب عليك إعداد قائمة بالحلول الممكنة حتى تتمكن من اختيار أفضلها.
لهذا السبب، لا تترك أي حل؛ حتى تلك التي تعتقد أنها قد لا تعمل بشكل جيد.
ثم صنف هذه الحلول بناءً على الكفاءة والتكلفة وطول الأجل أو قصر المدى وعوامل أخرى تعتقد أنها مهمة.
ابحث عن الحلول الممكنة
على الأرجح أن العديد من المشكلات التي نواجهها في العمل أو في حياتنا الشخصية قد حدثت بالفعل لشخص آخر.
لهذا السبب، بعد اتباع الخطوات الأربع لحل المشكلة، فإن الخطوة التالية هي البحث عن المشكلة وطرح الأسئلة على الأشخاص الذين واجهوا هذه المشكلة؛ لأن هذا يمكن أن يساعدك في اختيار الحل الأفضل.
أيضًا، سيوفر هذا الكثير من وقتك وأموالك.
قم بتشغيل الحل
من خلال تحديد أولويات الحلول الخاصة بك في الخطوة السابقة، يمكنك اختيار الحلول الثلاثة الأولى وتطبيقها بالترتيب حتى يعمل أحدها.
بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون لديك خطة قبل تنفيذ الحلول، والتي يمكن أن تشمل ما يلي:
- جدول زمني لتنفيذ الحل.
- تحديد معايير الأداء للحل.
حلل النتائج
بعد تنفيذ الحلول العملية، حان الوقت لتحليل النتائج.
للقيام بذلك، يمكنك أن تسأل نفسك هذه الأسئلة:
- هل نجح هذا الحل؟
- هل كان حلا جيدا؟
- هل يمكن استخدام هذا الحل لمشاكل مماثلة في المستقبل؟
ستساعدك جميع الخطوات السبع لحل مشكلات Mackenzie التي وصفناها حتى الآن على حل مشاكلك بفعالية وتعزيز مهارات حل المشكلات لديك.
أيضًا، بعد القيام بتقنيات حل المشكلات هذه، بعد مرور بعض الوقت، ستصبح تقنيات الإبداع وحل المشكلات هذه عادة ويمكنك استخدام هذه الخطوات دون وعي لحل جميع مشاكلك.
أخيرًا، نأمل أن تكون قد استمتعت بقراءة هذا المقال وأن تتمكن من استخدام الخطوات السبع لحل المشكلات لحل مشاكلك.
