إدارة الوقت إليك احدث الطرق و افضلها
المفتاح لتحديد أولويات وقتك
إدارة الوقت من اهم المهارات الحياتيه التي لا غني عنها وفي هذه المقاله سنتعلم احد افضل اساليب تنظيم و إدارة الوقت بستخدام
مصفوفة ايزنهاور
حيث غالبًا ما يُنظر إلى تعدد المهام والانشغال المستمر كمؤشرات للإنتاجية، تعد إدارة الوقت مهارة أساسية. وبدون استراتيجية واضحة، يمكن أن نجد أنفسنا مرهقين، وغير منتجين، وغير راضين. إحدى الطرق التي أثبتت فعاليتها في إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية هي مصفوفة أيزنهاور.
سميت على اسم مؤسسها، دوايت ايزنهاور - الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة، مصفوفة أيزنهاور، المعروفة أيضًا باسم صندوق أيزنهاور أو مصفوفة قرار أيزنهاور، هي أداة مباشرة لفرز المهام بناءً على أهميتها وإلحاحها.
ما هي مصفوفة أيزنهاور؟
مصفوفة أيزنهاور عبارة عن شبكة بسيطة 2 × 2 تصنف المهام على محورين: الإلحاح والأهمية. وهذا يخلق أربعة أرباع:
الربع الأول: هام وعاجل
هذه هي المهام التي يجب التعامل معها على الفور. وهي غالبًا ما تكون أزمات أو مشكلات، مثل المواعيد النهائية أو القضايا الملحة التي يجب معالجتها على الفور.
الربع الثاني: مهم ولكنه غير عاجل
المهام في هذه الفئة هي تلك التي تساهم في تحقيق الأهداف طويلة المدى والنمو الشخصي. قد لا يكون لها موعد نهائي فوري، لكنها ضرورية لتحقيق النجاح المستدام.
الربع الثالث: غير مهم ولكنه عاجل
هذه هي المهام التي تتطلب اهتمامك الآن، ولكنها لا تساهم بالضرورة في تحقيق أهدافك أو نجاحك على المدى الطويل. يمكن أن تكون مقاطعات أو عوامل تشتيت انتباه يجب تفويضها بشكل مثالي إن أمكن.
الربع الرابع: غير مهم وغير عاجل
هذه هي المهام التي تقدم القليل من القيمة أو لا قيمة لها. غالبًا ما تكون مضيعة للوقت ويجب التخلص منها قدر الإمكان.
تطبيق مصفوفة أيزنهاور
الخطوة 1: قائمة المهام الخاصة بك
ابدأ بإدراج جميع المهام التي تحتاج إلى إكمالها. يمكن أن يشمل ذلك المهام الشخصية، ومهام العمل، والأهداف طويلة المدى، والأعمال المنزلية قصيرة المدى.
الخطوة 2: قم بتعيين كل مهمة إلى رباعي
بعد ذلك، قم بتقييم مدى إلحاح كل مهمة وأهميتها. تتطلب المهام العاجلة اهتمامًا فوريًا، بينما تساهم المهام المهمة في تحقيق أهدافك وقيمك ورسالتك طويلة المدى. بمجرد أن تقرر المكان الذي تنتمي إليه المهمة، ضعها في الربع المقابل.
الخطوة 3: تحديد الإجراء لكل ربع
بالنسبة لكل ربع، ينبغي اتخاذ إجراء محدد:
الربع الأول: افعل – يجب إنجاز هذه المهام في أسرع وقت ممكن.
الربع الثاني: الخطة – حدد وقتًا للقيام بهذه المهام، لأهميتها لأهدافك طويلة المدى.
الربع الثالث: مندوب – إذا أمكن، قم بتفويض هذه المهام للآخرين.
الربع الرابع: الحذف – يجب التخلص من هذه المهام لأنها غير منتجة.
قوة مصفوفة أيزنهاور
تساعدك على التركيز على المهام الأكثر أهمية. يمكن أن يكون من الصعب تحديد المهام التي يجب التركيز عليها أولاً، خاصة إذا كان لديك جدول زمني مزدحم. تساعدك مصفوفة أيزنهاور على التركيز على المهام التي ستؤثر بشكل أكبر على أهدافك.
تساعدك على إدارة وقتك بشكل أكثر فعالية. يمكن أن يساعدك تحديد المهام المهمة والعاجلة في تحديد أولويات وقتك وإدارة مهامك بكفاءة أكبر.
تساعدك على تقليل التوتر. يمكن أن يؤدي الشعور بالضغط من المهام العاجلة والمهمة إلى زيادة التوتر. يمكن أن يساعدك تحديد المهام التي تحتاج إلى معالجتها أولاً في الشعور بالتحكم في وقتك وتقليل التوتر.
تساعدك على اتخاذ قرارات أفضل. يمكن أن تساعدك مصفوفة أيزنهاور في اتخاذ قرارات أفضل بشأن كيفية تخصيص وقتك وطاقتك. يمكن أن يساعدك ذلك في تحقيق أهدافك بشكل أكثر فعالية.
يكمن جمال مصفوفة أيزنهاور في بساطتها. ومن خلال تصنيف المهام إلى أربعة أرباع متميزة، فإنه يسمح برؤية واضحة لما يهم حقًا. باستخدام هذا النظام يمكنك إدارة وقتك بشكل أفضل، الحد من التوترو زيادة الإنتاجية.
لا تتعلق مصفوفة أيزنهاور فقط بفعل الأشياء بشكل صحيح، ولكن الأهم من ذلك، القيام بالأشياء الصحيحة. فهو يساعد على تصفية الضوضاء، والتركيز على ما هو ذو معنى حقًا، واتخاذ القرارات التي تتوافق مع أهدافك.
لتلعلم المزيد عن ادارة الوقت يمكنك قراءة كتاب first things first
أمثلة على تحديد أولويات المهام باستخدام مصفوفة أيزنهاور.
مصفوفة أيزنهاور لمشروع تطوير البرمجيات
بالتأكيد، دعونا نفكر في مشروع تطوير برمجيات ونقوم بتصنيف المهام إلى الأرباع الأربعة لمصفوفة أيزنهاور.
الربع الأول: هام وعاجل
إصلاح الأخطاء الحرجة التي تؤثر على أداء النظام.
معالجة الثغرات الأمنية المكتشفة في الكود.
الوفاء بالموعد النهائي للامتثال التنظيمي الذي سيأتي قريبًا.
الربع الثاني: مهم ولكنه غير عاجل
كتابة وثائق شاملة لصيانة الكود في المستقبل.
الاستثمار في تنمية المهارات وتعلم التقنيات الجديدة.
إعادة هيكلة التعليمات البرمجية لتحسين الأداء العام للنظام.
تطوير ميزات جديدة تعتبر حاسمة لنجاح المنتج على المدى الطويل.
الربع الثالث: غير مهم ولكنه عاجل
الرد على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل التي تتطلب اهتمامًا فوريًا ولكنها لا تتعلق بشكل مباشر بتقدم المشروع.
حضور الاجتماعات التي لا تساهم بشكل كبير في تقدم المشروع.
التعامل مع التغييرات البسيطة في واجهة المستخدم التي يطلبها العميل، والتي يمكن التعامل معها بواسطة مطور مبتدئ أو فريق مختلف.
الربع الرابع: غير مهم وغير عاجل
قضاء الوقت في اجتماعات غير منتجة.
الإفراط في تصفح وسائل التواصل الاجتماعي أو استخدام الإنترنت غير المتعلق بالعمل أثناء ساعات العمل.
إتقان التعليمات البرمجية التي تلبي المتطلبات بالفعل ولا تؤثر على الأداء بشكل كبير.
مصفوفة أيزنهاور لمشروع مدرسي
دعونا نفكر في مشروع مدرسي ونوزع المهام على الأرباع الأربعة لمصفوفة أيزنهاور.
الربع الأول: هام وعاجل
الانتهاء من القسم البحثي للمشروع بسبب اقتراب الموعد النهائي.
- كتابة العرض التقديمي للمشروع والتدرب عليه إذا كان سيتم تقديمه قريبًا.
حل أي مشاكل أو مشاكل عالقة بالمشروع قد تعيق إنجازه أو درجته النهائية.
الربع الثاني: مهم ولكنه غير عاجل
مراجعة وتحرير المشروع لتحسين جودته الشاملة.
التخطيط المسبق لأي مواد أو موارد مطلوبة لإنجاز المشروع.
دراسة المواضيع ذات الصلة للحصول على فهم أعمق وتعزيز جودة المشروع.
الربع الثالث: غير مهم ولكنه عاجل
معالجة المهام أو الواجبات الإدارية المدرسية غير ذات الصلة والتي ستستحق قريبًا ولكنها لا تؤثر بشكل مباشر على المشروع.
حضور اجتماعات النادي أو الأنشطة اللامنهجية التي تتطلب اهتمامًا فوريًا ولكنها ليست ضرورية لمشروعك.
الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل غير المتعلقة بالمشروع والتي تتطلب اهتمامًا فوريًا.
الربع الرابع: غير مهم وغير عاجل
قضاء وقت طويل في تحسين عناصر المشروع المقبولة بالفعل والتي لا تؤثر بشكل كبير على الدرجة النهائية.
التحقق باستمرار من وسائل التواصل الاجتماعي أو الانخراط في الانحرافات الرقمية الأخرى.
المشاركة في المناسبات الاجتماعية الاختيارية التي لا تساهم في تحقيق أهدافك الأكاديمية أو نجاح مشروعك.
مثال على مصفوفة أيزنهاور لمشروع إعادة تصميم المنزل
دعونا نفكر في مشروع إعادة تصميم المنزل وتصنيف المهام إلى الأرباع الأربعة لمصفوفة أيزنهاور.
الربع الأول: هام وعاجل
التعاقد مع مقاول أو وضع اللمسات الأخيرة على خطط DIY إذا كان تاريخ بدء المشروع يقترب بسرعة.
التعامل مع المشكلات الهيكلية العاجلة، مثل السقف المتسرب أو الأنبوب المكسور.
تأمين التصاريح اللازمة إذا كان من المقرر أن يبدأ العمل قريباً.
الربع الثاني: مهم ولكنه غير عاجل
البحث واختيار المواد والأثاث والأجهزة لتناسب رؤية إعادة التصميم والميزانية.
إنشاء جدول زمني مفصل للمشروع لإدارة العمل بكفاءة وتقليل الاضطرابات.
بناء خطة طوارئ وميزانية للقضايا أو التكاليف غير المتوقعة.
زيارة صالات العرض أو الاجتماع مع مصمم الديكور الداخلي لوضع اللمسات الأخيرة على خطط التصميم.
الربع الثالث: غير مهم ولكنه عاجل
الرد على عرض مبيعات من مورد لا يتناسب مع خطط إعادة التصميم الخاصة بك ولكنه يحتاج إلى رد فوري.
الاهتمام بمهام صيانة المنزل الصغيرة التي لا تتعلق بإعادة التصميم ولكنها تتطلب اهتمامًا فوريًا.
إدارة عوامل التشتيت مثل المكالمات غير المجدولة من المقاولين أو الموردين.
الربع الرابع: غير مهم وغير عاجل
قضاء الوقت في التفاصيل الصغيرة التي لا تؤثر بشكل كبير على المشروع ككل.
تصفح خيارات التصميم التي لا تعد ولا تحصى بما يتجاوز ما هو ضروري للإلهام.
مشاهدة عروض إعادة تصميم المنزل بشكل مفرط لا تساهم بشكل مباشر في تقدم مشروعك.
