أفضل الاستراتيجيات لإدارة الوقت والتحكم فيه
يعاني معظمنا من مشاكل إدارة الوقت، مما يؤدي إلى مزيد من الضغط والتوتر والإحباط بسبب عدم القدرة على إكمال المهام في الوقت المحدد إذا كان لديك وظيفة أو دراسة مرهقة، فلن يكون لديك حتى فرصة للتفكير فيما يجب القيام به، ولن ينتهي بك الأمر إلى إضاعة وقتك دون إنجاز أي شيء فحسب، بل قد تشعر أيضًا بالكثير من الذنب ،ومع ذلك، هناك استراتيجيات وتقنيات يمكن أن تساعدك على تخطيط وإدارة وقتك بشكل فعال.
التخطيط كل يوم :
واحدة من أكثر استراتيجيات إدارة الوقت فعالية هي التخطيط ليومك ،
خذ خطوة إلى الوراء من قائمتك وحدد المسؤوليات الصعبة التي ستتحملها غدًا. تأكد من ترك مساحة في التقويم اليومي الخاص بك يتيح لك هذا الاستعداد لحجم العمل في اليوم التالي وحتى القيام بمهام إضافية إذا لزم الأمر.
قائمة مهام في نهاية كل يوم :
غالبًا ما تكون قوائم المهام محفزة لأنها توضح بوضوح ما عليك القيام به كل يوم. أفضل وقت لإنشاء قائمة المهام هو في نهاية كل يوم حتى تعرف بالضبط من أين تبدأ في اليوم التالي. برنامج إدارة المشاريع يجعل هذا الأمر سهلاً.
يمكنك بسهولة:
قم بإنشاء مهمة
اسناد المهمات
حدد تاريخ البدء والموعد النهائي
تحديد الدرجات وتتبع الوقت الذي يقضيه
تحديد الأولويات :
إلى جانب التخطيط، تحتاج إلى تحديد أولويات الأيام والأسابيع وحتى الأشهر المقبلة يتيح لك تتبع المهام القادمة توزيع عبء العمل الخاص بك بطريقة لا تجعلك تشعر بالإرهاق أو التوتر. قم بإنشاء روتين أكثر تنظيماً لمساعدتك على تحقيق أهدافك اليومية والحفاظ على إنتاجيتك طوال الأسبوع.
أفضل مكان للبدء هو إعداد قائمة طويلة بجميع المهام والمسؤوليات الملقاة على عاتقك في العمل ثم خذ الوقت الكافي لتقسيم هذه المهام إلى مهام يومية وأسبوعية وشهرية. إن معرفة هذه التفاصيل ستسهل عليك الاستمرار في التركيز وإنجاز كل شيء في قائمة المهام الخاصة بك كل يوم.
استخدام أدوات إدارة الوقت :
إحدى أفضل الطرق لإدارة وقتك بشكل أكثر ذكاءً هي استخدام أكبر عدد ممكن من أدوات إدارة الوقت هناك العديد من برامج الكمبيوتر وتطبيقات الهواتف الذكية التي يمكنك تنزيلها لتسهيل حياتك ، إن إضافة أداة واحدة فقط لإدارة الوقت إلى ذخيرتك يمكن أن يوفر عليك ساعات كل أسبوع.
تحديد أوقات الإنتاج :
من المرجح أن يستيقظ الأشخاص في الصباح قبل المنبه الخاص بهم وينجزوا المزيد من العمل في وقت مبكر من اليوم. من ناحية أخرى، قد يتحرك الأشخاص الليليون بشكل أبطأ قليلاً عندما يكونون مستيقظين ويستغرقون وقتًا أطول للتحرك عادة ما يكون هؤلاء الأشخاص قادرين على تحقيق مستويات عالية من الإنتاجية في فترة ما بعد الظهر.
بغض النظر عن الجانب الذي تقف فيه، قرر متى تكون مستيقظًا ومتنبهًا ومتحمسًا هذا هو الوقت المناسب للقيام ببعض الأعمال الجادة وإكمال المزيد من المهام اليومية.
إزالة عوامل التشتيت :
تتضمن بعض أكبر عوامل التشتيت في العمل ما يلي:
هاتف ذكي
وسائل التواصل الاجتماعي
إنترنت
بريد إلكتروني
زميل
الاجتماعات
على الرغم من أنه لا يمكنك دائمًا التحكم في جدول اجتماعاتك، إلا أن هناك طرقًا للتخلص من عوامل التشتيت الأخرى التي يمكن أن تعيق إنتاجيتك.
لتجنب استخدام هاتفك الذكي أو وسائل التواصل الاجتماعي التي تستهلك الكثير من الوقت، ضع هاتفك الذكي في الوضع الصامت واحتفظ به في درج مكتبك أثناء العمل ،بالنسبة لأشياء مثل البريد الإلكتروني، يمكنك تحديد وقت للتحقق من بريدك الوارد مرتين أو ثلاث مرات في اليوم ،كن دائمًا صادقًا ومهنيًا في تعاملاتك مع زملائك، ولكن إذا قاطع شخص ما عملك، فلا بأس أن تخبرهم بأدب أنك مشغول.
تجنب تعدد المهام :
تظهر أبحاث علم النفس أن تعدد المهام لا يوفر عليك الوقت. في الواقع، العكس هو الحال في كثير من الأحيان. إن التبديل من مهمة إلى أخرى يضيع الوقت ويقلل الإنتاجية ،تعدد المهام على أساس يومي يمكن أن يجعل من الصعب التركيز والحفاظ عليه. ابذل قصارى جهدك للتركيز على مهمة واحدة في كل مرة دون تشتيت الانتباه، مثل إيقاف تشغيل الإشعارات على جهازك وتخصيص وقت لمهام محددة.
